书写公文中与附件有关的常见问题

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”）规定，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。一份公文是否需要附件，应考虑是否确有必要，因此，附件并非公文必备的格式要素。但是，对于需要有附件作为补充的公文来说，附件关系着公文的完整、严谨和规范，而其标注的准确性，则关系着公文的权威性和严肃性。

　一、不能作为附件处理的几种情况

（一）印发（发布）类通知中被印发（发布）的文件。《条例》规定了决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要等15种法定公文，它们可以直接制发，不需要借助其他载体行文。但是，除此之外的规章制度类、日常应用类文书，比如办法、细则、条例、计划、实施方案、任务分解方案等都不能直接制发，需要借助“通知”等法定公文为载体才能行文，一般采用“关于印发（发布）……的通知”等形式。这时，被印发的办法、细则、条例、计划、实施方案、任务分解方案等应是公文正文的重要组成部分，不能作为附件处理。

（二）报送（上报）类报告中被报送（上报）的文件。同印发（发布）类通知中被印发的办法、细则等一样，总结、计划、方案等日常应用类文书如需上报，也不能直接制发，需要借助“报告”等法定公文为载体才能行文，一般采用“关于报送（上报）……的报告”等形式。同样，此时的总结、计划、方案等也是公文正文的重要组成部分，不能作为附件处理。

（三）批转（转发）类通知中被批转（转发）的文件。批转、转发类通知中被批转、转发的文件也是公文的正文，不能作为附件处理。

（四）颁布（发布）令中被发布的文件。以颁布（发布）令等形式下发的法规、规章等是命令（令）的正文，不能作为附件处理。

前三种情况在实际工作中经常遇到，出现错误的几率非常高。

二、附件标注中的几种不规范现象

公文如果带有附件，一般应在正文的相应位置作出提示性说明，并保证附件名称在附件提示性说明、附件说明和附件页中的表述一致。此外，还要保证附件说明中的附件顺序号与附件的编排顺序一致。《条例》和《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）对与附件有关的问题作了详细规定，但在实际的公文制发过程中，各种错误却屡屡出现。

（一）附件提示性说明不规范。

附件提示性说明在正文中多写作“详见附件”“见附件”“参见附件”等，并用圆括号“（）”括入。例如，“如因工作需要，新媒体建设分管领导或管理员发生变更，应重新填写《新媒体建设备案登记表》（见附件2），及时报党委宣传部备案”。但在实际应用中，不规范的现象较多，有的公文未对附件作出提示性说明，而是直接在正文之后标注附件说明；有的公文未用圆括号突出显示附件提示性说明，比如，“2016年8月1日前，各市会计考试管理机构应落实好中级资格无纸化考试的考点、考场及机位，将《2016年会计专业技术中级资格无纸化考试考场（点）及考试批次统计表》见附件3报省会计考办”，“职工因公出差应严格履行事先审批手续，出差必须按要求填写附件1《职工出差审批单》”，等等。

（二）附件说明不规范。

《格式》要求，“如有附件，在正文下空一行左空二字编排‘附件’二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.×××××’）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐”。据此，附件说明的标注方法主要有以下两种：

一种是只有一个附件，其标注形式为：

附件：×××××

如果附件名称较长，需回行，其标注形式为：

附件：××××××××××××××

××××××××××

另一种是有多个附件，其标注形式为：

附件：1.×××××

2.×××××

3.×××××

如果附件名称较长，需回行，其标注形式为：

附件：1.×××××

2.×××××××××××××××××××××××××××

×××××

3.××××××××××××

但在实际应用中存在各种错误。一是位置错误，比如附件说明与正文之间不空行，或者不止空一行；附件说明放在成文日期之后；“附件”二字顶格，或者不止空两个字。二是格式错误，比如有标注为“附件一：”或“附件1：”的，有给附件名称加书名号、引号的，还有在附件名称后加分号、句号的。三是排版错误，比如附件名称转行时，要么顶格，要么与“附件”二字对齐。四是改变名称，比如把“附件”改称为“附图”“附表”“报表”“名单”等。

（三）附件格式不规范。

《格式》要求，“附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。‘附件’二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文”。“如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注‘附件’二字及附件顺序号”。但是，很多文秘人员在制发公文时，并没有严格按照要求做，而是擅自改动，导致错误。一是附件内容位置错误，比如把附件内容编排在版记之后。二是页码编排错误，有的单独为附件编排页码，有的则不编排页码。三是“附件”二字及附件顺序号格式错误，有的“附件”二字不是3号黑体字，有的则没有顶格。

小细节决定大成败。文秘人员应不断提高公文处理工作的专业化水平，决不能因为细节瑕疵而影响公文的整体质量，削弱公文的权威性。